DXへの第一歩

ーまずは身近なデジタル化からはじめよう

下記に該当するものがあれば、それは貴社のデジタル課題です!

ITやデジタル技術に詳しくない。情報担当者がいない
中小企業においては従業員規模が小さく、通常業務以外に投入する余力がなかったり、経営者の意思決定で物事が決まることが多い傾向があります。これからの企業の成長にはデジタル技術・ITの活用が不可欠ですので、会社全体でデジタル化を推進できるような環境と体制をつくることが必要です。ユーザー自身でデジタル化やDXを推進するために、専任担当者の採用を検討しましょう。

契約書類を紙ベースで作成している
BtoBの取引では「電子署名法」や「電子帳簿保存法」など法的環境整備による電子契約が急速に普及しています。電子契約を利用した場合は印紙税が不要です。また印刷費、郵送費、契約書保管(7年間)の為のスペースも不要になるので、企業にとっては非常に大きなメリットがあります。もしあなたの会社が紙の契約書を使っているならば、すぐにペーパーレス化に対応が必要です。

稟議書をプリンターで印刷し、捺印して回覧している
社内稟議書をプリンターで印字・捺印し、それをスキャナーでPDF化して回覧・承認し、最後に書棚に紙ファイルを保管している会社も多く見受けられます。ワークフロー(電子承認)システムを導入すれば、確実に業務効率が上がり、コストも削減できます。

クラウドサービスを使っていない
最近はパソコンにソフトをインストールするのではなく、WEBブラウザで利用できるクラウドサービスを使うのが一般的です。クラウドサービスは必要な人が、いつでも、どこでもデータを共有利用することができます。もしまだパソコン版ソフトを使っている場合は、早急に全社でクラウドサービスへの切り替えを検討しましょう。IT関連投資に係わるの一部の補助金においては、クラウドサービスを使うことが条件になっているものもあります。

会社がテレワークを認めていない
事業環境の変化に対応できなくなる可能性があります。今後も発生する可能性があるパンデミックや大規模災害などを想定し、事業継続の対応体制を早急に検討した方がよいでしょう。ただし単に在宅勤務をすればよいというわけでありません。“一つの場所”にとらわれずに仕事ができる仕組み、制度、環境を整えることが重要です。こちらの記事も参照(テレワークと働き方改革

出退勤はタイムカードで管理している
最近ではICカードや生体認証、PCやスマホのデジタルデータで出退勤が管理できます。タイムカードから勤務表に転記する手間もなくなります。従業員が毎日使うものであり、36協定含め適正な労働時間の管理に必要な重要なデータになりますので、早急に導入を検討してください。

月末月初は事務部門(経理・購買・人事・総務)が忙しい
スタッフ部門(管理部、経理部、総務部、人事部など)では高いコスト意識が求められます。月末月初が多忙な要員を分析すると、デジタル化によって業務効率や生産性を高められる可能性が大いにあります。
例えばペーパーレス化(デジタル化)、ワークフローの導入(電子承認)、自動化(RPA)、受発注業務の見直し(EDI化)、クラウド会計システム等々を検討してみましょう。

社内でUSBメモリーを使用している
USBの使用は情報漏洩リスクが高いため利用を禁止している企業がほとんどです。データを保存、コピーしたい場合はネットワーク経由のコピーでほぼ事が足ります。また複合機でPDF化したデータをUSBに保存してからパソコンに取り込んでいるケースも見かけますが、最近の複合機はデータをネットワーク経由で保存したり、自分のアドレスにメール送付する機能もあります。こんな便利な機能を使わない手はありません。

名刺は個人で管理している
名刺管理のクラウドサービスなどを使うと、スマホやスキャナーで名刺を読み込むとクラウド上に名刺データが登録され、簡単に名刺情報を“管理・共有”することができます。登録した名刺データは外部の人事情報サービスと連携し、部署異動や役職などを自動更新してくれる機能もあります。もう顧客の名刺を持ち歩く必要も、一枚一枚パソコンで入力する必要もありません
顧客リスト、メーリングリスト、年賀状リストなども簡単に作成でき、CRM(顧客管理)/SFA(営業支援)ツールとしても活用できます。

無線LANが遅い、切れる
WEB会議をしているときに突然ネットワーク接続が切れたりすることはありませんか? このような事が頻繁に起こると業務に支障が出てしまいます。

現在多く利用されているWi-Fi規格はWi-Fi5と呼ばれる、IEEE802.11acという規格です。この規格は5GHzの周波数帯を使用し、最大6.9 Gbpsの通信速度(理論値)が出ます。過去のWi-Fi規格では5GHzと2GHzの周波数帯を使用していて伝送速度は最大600Mbps(理論値)です。前者の方がより快適に通信ができます。通信が遅い場合はどちらの規格で通信しているのかを確認してみましょう(ルータ・端末)。

また5GHz帯の周波数は2GHzより電波が弱いという弱点があります。通信がたびたび切れる場合は電波の強さや電波干渉を疑ってみましょう。5GHzは電波障害(障害物やルーターとの距離など)、2GHzは電波干渉(他の機器による干渉)が疑われます。電波は目に見えないので原因が特定しづらいですが、電波測定ツールなどを利用すれば通信状況を確認することができます。

パスワード付ZIPファイルをメールで送信している(PPAP問題)
官公庁はじめ多くの民間企業でもこのパスワード付ZIPファイルとパスワードを2段階に分けてメール送付するやり方をしていましたが、この方法ではセキュリティが全く担保できず無意味だと多くの専門家が批判をしています。2020年11月、デジタル改革担当大臣が官公庁の職員が「パスワード付きZIPファイル」を使用することを廃止すると発表。本来なら民間企業もこの方針に追従しなければいけませんが、実態は・・・あまり変わっていないように見受けられます。

元々は「ファイルを圧縮・暗号化し、パスワード付で相手に届けたい」というのが本来の目的であったと思います。現在ではDropboxやGoogleDriveなどのクラウドストレージを使って相手にファイルを渡す手段が主流になりつつあります。今後はメールでのZIPファイルは受け付けない(サーバー側で自動的に削除される)という企業が増えてくると思われます。メールによるファイル送受信を活用している企業は早急な対策が必要です。

上記は、企業のIT化の課題をいくつか例にして挙げたものです。あえて“課題”としているには理由があります。それは日本の未来社会「Society5.0」を目指すために企業が取り組むべき対策になるからです。「Society5.0」については、本ブログ記事「DXが必要な理由」をご参照ください。まずは身近なデジタル化によって業務効率を上げたり、コストを削減できる方法がいろいろあります。だれもやらない(気にしていない)ような業務カイゼンに取り組んでみましょう。

5年後、10年後も存続している企業になるための対策として捉え、これらが貴社のDXへの第一歩になることを期待します。